Erstat Excel, før regnearket styrer jer

Excel er et fantastisk værktøj til at finde ud af, hvordan en proces skal fungere. Det er et dårligt værktøj til at drive den, når virksomheden vokser. Den gode nyhed er, at jeres regneark ofte er den bedste kravspecifikation, I har: kolonnerne er jeres datamodel, farvekoderne er jeres arbejdsgang, og kommentarerne i cellerne er jeres forretningsregler. Det er et rigtig godt udgangspunkt for et system.

Hvornår er det tid til at gå fra Excel til system?

• Flere redigerer den samme fil, og der ligger en "final_v7_rigtig.xlsx" et sted
• Data tastes ind i Excel og derefter igen i e-conomic eller Dinero
• Én medarbejder er den eneste, der tør røre formlerne
• Kunder eller kolleger får udtræk på mail i stedet for selv at slå op
• Fejl opdages først, når en faktura er sendt med forkert beløb
• I kan ikke se, hvem der ændrede hvad og hvornår

Genkender I tre eller flere af dem, koster regnearket jer allerede mere, end I tror. Det står bare ikke på en linje, der hedder "software" – det står i overarbejde, rettede fakturaer og den dag, hvor nøglemedarbejderen er på ferie.

Hvad skal I bygge først?

Ikke hele regnearket. Find det ark, der bliver åbnet oftest, eller det flow, hvor fejlene koster mest, og byg det først. Resten kan godt blive i Excel et stykke tid endnu. Det holder første version lille og prisen lav, og medarbejderne vænner sig til ét nyt værktøj ad gangen i stedet for at få hele hverdagen vendt på hovedet.

1. Kortlæg, hvilke ark der bruges til hvad, og hvem der bruger dem
2. Vælg det ene flow med flest fejl eller flest timer
3. Byg det som et system med login, roller og historik
4. Kobl det til økonomisystemet, så data kun tastes ét sted
5. Flyt de næste ark over, når det første sidder i skabet

Hvordan flytter man data fra Excel til et nyt system?

Kan systemet tale med e-conomic og Dinero?

Ja, og det er ofte her, den største gevinst ligger. Når systemet sender kunder, fakturaer og posteringer direkte til e-conomic eller Dinero, forsvinder den dobbelte indtastning helt. Vi har færdige integrationer til begge og til Billy og DataLøn. Læs mere om Dinero-integration, og se hvordan vi arbejder med automatisering af de opgaver, der gentager sig hver uge.

Hvad med dem, der elsker Excel?

Der er næsten altid en eller to, der har bygget regnearket og kender det bedre end nogen anden. De er ikke en hindring – de er den vigtigste ressource i projektet. Vi inddrager dem fra første møde, fordi de ved, hvorfor kolonne F er gul, og hvilke undtagelser der aldrig blev skrevet ned. Når systemet bygges på deres viden, bliver de typisk dem, der forsvarer det over for resten af huset. Og de mister ikke deres analyser: med en eksport kan de stadig arbejde i Excel, bare på data, der er rigtige.

Skræddersyet system eller standardsoftware?

Findes der et standardsystem, der passer til næsten hele jeres arbejdsgang, så overvej det seriøst. Problemet opstår, når standardsystemet tvinger jer til at ændre netop det, der gør jer gode. Vi har skrevet en hel guide om skræddersyet software vs. standardsystem, hvis I vil vende valget grundigt.

For Vaskekonerne endte det med otte løsninger i ét kredsløb – hjemmeside, booking og drift – i stedet for en samling løse værktøjer. Hos Kirppu voksede platformen fra én butik til over 30, noget intet regneark havde kunnet bære.

Hvad koster det at erstatte Excel?

Et typisk første system – ét flow, login og én integration til økonomisystemet – passer i Lille: 18.000 kr. plus 600 kr./md. med 12 funktioner. Skal der to eller tre integrationer til, er det Mellem til 36.000 kr. plus 900 kr./md. eller Stor til 54.000 kr. plus 1.200 kr./md. Til sammenligning ligger simple interne webapps typisk på 30.000–250.000 kr. på det danske marked. Læs mere om webapp udvikling, eller se priser.