Et skræddersyet bookingsystem, der følger jeres regler

Et standard bookingværktøj er fint, når I sælger tider af samme længde til samme pris. Det bliver svært, så snart jeres forretning har regler: stande, der lejes pr. uge, medarbejdere med forskellige kompetencer, depositum, rabat til faste kunder eller en afregning, der skal videre til en tredjepart. Så begynder I at bygge omveje – og omvejene ender tit i et regneark.

Hvorfor slår standard bookingværktøjer ikke til?

• Priser og regler kan kun sættes op inden for værktøjets skabeloner
• Betaling og bogføring hænger ikke sammen, så nogen afstemmer i hånden
• Kunden sendes over på en fremmed side med et andet udtryk end jeres
• Data ligger hos leverandøren, og eksporten er begrænset
• Abonnementet følger ofte antal brugere eller lokationer
• Integration til jeres økonomisystem eller egne systemer mangler

Hvilke funktioner har et skræddersyet bookingsystem?

SMS-påmindelser sendes via Twilio, og betaling klares med MobilePay, Stripe eller QuickPay. Det vigtige er, at betalingen skrives tilbage i systemet, så en booking først står som betalt, når pengene faktisk er trukket. Ellers ender I med at ringe til kunder, der allerede har betalt, eller give adgang til nogen, der aldrig gjorde det. Refusion ved aflysning hører med i samme flow, så I ikke skal håndtere tilbagebetalinger manuelt i netbanken. Læs hvordan flowet hænger sammen i guiden til MobilePay-integration.

Skræddersyet eller standard bookingsystem?

Er I en lille virksomhed med simple tider, er et standardværktøj ofte det rigtige valg, og det siger vi gerne højt. Er I i tvivl, så læs skræddersyet software vs. standardsystem. Er I håndværker, har vi en side om bookingsystem til håndværkere.

Hvordan ser et skræddersyet bookingsystem ud i praksis?

Kirppu er Danmarks største kæde af loppemarkedssupermarkeder. Vi byggede bookingsystemet bag: standbooking, et panel til lejerne og en mobilapp til labels. Platformen voksede fra én butik til over 30 butikker. Det er et godt eksempel på en forretning, hvor reglerne – uger, stande, lejere og afregning – er selve produktet. Se Kirppu-casen.

For Vaskekonerne blev booking en del af et samlet kredsløb med hjemmeside og drift, så en booking automatisk bliver til en opgave hos den rette medarbejder. Mange starter med bookinger i et regneark; læs hvordan I kommer fra Excel til system.

Hvad skal I have klar, før I bygger et bookingsystem?

Et bookingsystem er kun så godt som de regler, det bygger på. Jo tydeligere I kan beskrive dem, jo hurtigere og billigere bliver projektet. Før første møde er det en god idé at skrive svarene på disse spørgsmål ned – gerne i punktform:

• Hvad bookes: tider, pladser, lokaler, udstyr eller medarbejdere?
• Hvordan prissættes det: fast pris, pr. time, pr. uge, sæsonpriser eller rabatter?
• Hvornår betaler kunden: ved booking, som depositum eller bagefter på faktura?
• Hvad er reglerne for at flytte og aflyse, og hvad koster det kunden?
• Hvem skal kunne se og ændre bookinger internt, og på hvilke lokationer?
• Hvilke systemer skal bookingerne ende i: økonomi, planlægning eller CRM?

Svarene bliver til funktionslisten i jeres tilbud. Kan I ikke svare på det hele endnu, er det helt normalt – så tager vi det i afklaringen.

Hvad koster et skræddersyet bookingsystem?

Et bookingsystem med kalender, adminpanel og én betalingsintegration passer i Lille: 18.000 kr. plus 600 kr./md. Med betaling og SMS er det Mellem til 36.000 kr. plus 900 kr./md. Skal bogføringen også med, er det Stor til 54.000 kr. plus 1.200 kr./md. med tre integrationer. Skal kunderne eller lejerne have en mobilapp som hos Kirppu, starter mobilpakkerne ved 28.000 kr. plus 1.200 kr./md. Se priser.