Eget system vs SaaS-abonnementer: hvornår betaler det sig at samle værktøjerne?

Det starter altid uskyldigt. Et bookingværktøj til 300 kr. om måneden. Et CRM, fordi salget voksede. Et værktøj til timeregistrering, et til digitale underskrifter, et til formularer og et lille automatiseringsværktøj, der flytter data mellem dem. Tre år senere sidder økonomiansvarlig med kortudtoget og tæller 23 abonnementer, hvoraf ingen helt ved, hvem der bruger fire af dem. Hver for sig er de billige. Sammen er de en af de største IT-udgifter i virksomheden, og medarbejderne bruger stadig tid på at kopiere kunder fra det ene system til det andet.

Hvad er SaaS-sprawl, og hvorfor vokser abonnementerne?

SaaS-sprawl er det engelske udtryk for, at antallet af abonnementer vokser hurtigere end overblikket. Det sker af gode grunde: hver afdeling løser sit eget problem hurtigt, og et kreditkort er nemmere end et IT-projekt. Men hver ny løsning tilføjer en ny database med jeres kunder, et nyt login og en ny faktura, der stiger med antallet af brugere. Når I vokser fra 10 til 25 medarbejdere, vokser regningen typisk med samme faktor, selv om værdien ikke gør.

• Prisen pr. bruger: hver ny medarbejder koster i hvert værktøj.
• Overlap: tre værktøjer har hver deres kundeliste og deres egen kalender.
• Lim: automatiseringer og eksporter, der holder systemerne i sync, og som går i stykker uden varsel.
• Pakkeskift: funktioner, I bruger, flyttes til dyrere planer.
• Glemte konti: tidligere medarbejdere med adgang og licenser, der stadig betales.
• Administration: nogen skal oprette brugere, styre rettigheder og forny aftaler i hvert system.

Hvordan laver I en abonnementsrevision?

Før I kan beslutte noget, skal I have tallene. En abonnementsrevision tager typisk en halv dag og kræver kun kortudtog, bankudtog og et regneark. Brug tjeklisten herunder, og gå den igennem for hvert værktøj:

1. Træk 12 måneders kort- og bankudtog, og find alle tilbagevendende betalinger til software.
2. Notér pris pr. måned, betalingsmodel (pr. bruger, pr. transaktion, fast) og fornyelsesdato.
3. Skriv ejeren på: hvem bestilte det, og hvem bruger det i dag?
4. Tæl aktive brugere mod antal betalte licenser.
5. Markér overlap: hvilke værktøjer gemmer kunder, opgaver, kalender eller dokumenter?
6. Notér integrationer: hvilke data flyttes automatisk, og hvilke flyttes i hånden?
7. Tjek eksport og databehandleraftale for hvert værktøj med persondata.
8. Giv hvert værktøj en vurdering: behold, opsig eller kandidat til konsolidering.

Revisionen giver ofte en hurtig gevinst i sig selv: ubrugte licenser og glemte abonnementer kan opsiges med det samme. Det vigtigste resultat er dog listen over kandidater til konsolidering. Det er typisk tre til seks værktøjer, der alle rører ved den samme kerneproces, fx kunde, opgave, tid og faktura. Den kerneproces er det, et eget system skal løse. Vi beskriver, hvordan man finder og prissætter den slags processer, i guiden om digitalisering af arbejdsgange.

Hvad koster SaaS-abonnementer vs eget system over 5 år?

Her er et regneeksempel for en servicevirksomhed med 20 medarbejdere. Den betaler i dag ca. 11.500 kr. om måneden for et CRM pr. bruger, et bookingværktøj, timeregistrering pr. bruger, et kundeportal-modul, formularer og et automatiseringsværktøj. Det er 138.000 kr. om året. Vi regner med en årlig prisstigning på 5 %. Alternativet er et eget system, der samler kunde, booking, tid og portal, til 250.000 kr. i byggepris, som ligger midt i markedets interval for et system af den størrelse, plus 45.000 kr. om året i drift, svarende til 18 % af byggeprisen. Bogføring og mail beholdes som SaaS i begge scenarier og er derfor ikke med.

Det, tabellen ikke viser

Tabellen regner kun på licenser og drift. Den tid, medarbejderne bruger på at flytte data mellem systemerne, er ikke med, og det er ofte den største post. Bruger tre personer en halv time om dagen på at kopiere og afstemme, er det over 300 timer om året. Til gengæld er risikoen også en del af regnestykket: et eget system kræver en investering op front og en leverandør, I stoler på. Vokser I hurtigt i antal medarbejdere, flytter break-even sig tidligere, fordi SaaS-prisen stiger pr. bruger. Er I få brugere og stabile, kan SaaS være billigst i hele perioden. Vi har en mere detaljeret skabelon i guiden om budget til IT-projekter.

Hvornår skal I vælge SaaS, og hvornår skal I bygge eget system?

Svaret er sjældent alt eller intet. Den sundeste stak, vi ser, har standard-SaaS rundt om kanten og ét eget system i midten, der ejer kunder, opgaver og den måde, I leverer på. Den bredere afvejning gennemgår vi i skræddersyet software vs standardsystem.

Hvad betyder valget for data, ejerskab og GDPR?

Hvert SaaS-værktøj med persondata er en databehandler, og I skal have en databehandleraftale med hver af dem. Med 15 værktøjer er det 15 aftaler, 15 steder hvor data kan ligge uden for EU, og 15 steder hvor en tidligere medarbejder kan have adgang. Et eget system samler data ét sted, og I bestemmer selv, hvor det hostes. Læs mere om hvorfor placeringen betyder noget i guiden om hosting af data i EU. Det andet store spørgsmål er ejerskab: med SaaS lejer I. Med et eget system bør I eje både kode og data, og det skal stå i kontrakten. Se tjeklisten i hvem ejer koden.

Hvordan konsoliderer I abonnementerne uden at stoppe driften?

Planlæg rækkefølgen efter fornyelsesdatoerne fra revisionen. Et årsabonnement, der fornyes om tre måneder, er et naturligt første mål, fordi I sparer et helt års licens ved at være klar i tide. Hold altid eksporten fra det gamle system, indtil I har kørt en hel måned i det nye uden fejl.

Hvilke myter og røde flag skal I kende?

• Myte: "Et eget system er altid dyrere." Over 3–5 år er det ofte billigere, når der er mange brugere og overlap.
• Myte: "SaaS kræver ingen vedligeholdelse." Nogen skal stadig styre brugere, rettigheder, integrationer og fornyelser.
• Rødt flag: leverandøren af det nye system vil eje koden eller tage betaling pr. bruger på et system, I har betalt for at få bygget.
• Rødt flag: planen er at genskabe alle funktioner fra alle værktøjer. Byg det, I bruger, og drop resten.
• Rødt flag: ingen plan for at flytte data og køre parallelt i en overgangsperiode.
• Rødt flag: regnestykket mangler den manuelle tid, eller det mangler driften af det nye system.

Det mest oversete punkt er det med funktionerne. Et typisk SaaS-værktøj har hundredvis af funktioner, og de fleste virksomheder bruger en lille del af dem. Når I specificerer et eget system, så tag udgangspunkt i, hvad medarbejderne faktisk klikker på i dag, og hvad de savner. Det holder både prisen og kompleksiteten nede, og systemet bliver lettere at lære.

Hvad koster et eget system hos Ceptiv?

Ikke alle konsolideringer kræver et system til 250.000 kr. Erstatter I to eller tre værktøjer omkring én proces, passer det ofte i vores webpakker: Medium til 36.000 kr. plus 900 kr./md. med 24 funktioner og 2 integrationer, eller Large til 54.000 kr. plus 1.200 kr./md. med 36 funktioner og 3 integrationer. Den månedlige pris dækker hosting, vedligeholdelse, opdateringer, support, sikkerhed og backup, og den stiger ikke, når I ansætter flere. Med Large er 5-års prisen 126.000 kr. i alt. Se pakkerne under priser, eller få en fast pris inden for 24 timer på jeres egen konsolidering.