e-conomic og Dinero i jeres eget system: stop dobbeltindtastning

Over et år er det en stilling. Eller i hvert fald en juniorstilling, I ikke får råd til. Hvis I allerede betaler for e-conomic eller Dinero — og det gør de fleste — så er den næste rigtige investering sjældent et nyt økonomisystem. Det er at lade det, I allerede har, tale med det system, I arbejder i.

Hvad en rigtig e-conomic-integration er (og hvad Zapier ikke er)

Tre niveauer, folk kalder “integration”:

1. Eksport til CSV. I downloader, I uploader. Det er ikke en integration. Det er en hurtigere USB-nøgle.
2. En knap, der sender én faktura afsted. Bedre. Stadig et menneske i midten.
3. Et flow. Ordre bliver til faktura bliver til bogføring bliver til rykker bliver til “spærret for ny ordre”, uden at nogen kopierer et CVR-nummer.

I skal købe niveau 3, hvis dobbeltindtastning er jeres problem. Niveau 1 er det, I har nu. Zapier og Make kan flytte felter mellem cloud-værktøjer. De er fine til marketinglister. De er et dårligt sted at lægge jeres bogføring, hvis I har egne regler, egne varenumre og en revisor, der spørger, hvor posten kom fra.

Hvilket økonomisystem I typisk har — og hvad API’et kan

e-conomic

e-conomic er standarden i mange danske SMV’er med bogholder eller revisor på sidelinjen. Der findes et ældre REST-API og et nyere OpenAPI. Visma (ejeren) siger selv, at ny funktionalitet lander på OpenAPI, og at integrationer bør være OpenAPI-first.

Teknisk logger I på med to tokens (app-token + aftale-token). Derfor virker “kan du ikke bare få koden af bogholderen” ikke. Der skal oprettes en app og gives adgang på aftalen. e-conomic-integration som tjeneste.

• Kunder / debitorer
• Produkter og priser
• Fakturaer og kreditnotaer
• Betalingsstatus
• Kontoplan og dimensioner (afdelinger, bærere)

Dinero

Dinero rammer især de mindre selskaber, der selv kører et enklere regnskab. API’et er REST. Der findes både partner-integrationer (OAuth via Visma Connect) og personlige integrationer med API-nøgle til jeres eget firma. Dinero kommunikerer offentligt en brugerbase på over 90.000 aktive danske virksomheder. Det er derfor, en Dinero-integration ikke er “niche”. Dinero-integration.

• Kontakter
• Produkter
• Fakturaer og kassekladdelinjer
• Udgifter / bilag
• Bogførte poster til rapporter i jeres eget dashboard

Billy, Uniconta, Visma-søskende

Samme princip. Andet API. Anden mapping. Hvis jeres bureau siger “vi har lavet e-conomic, så Billy tager en dag”, så spørg hvad der reelt er genbrug, og hvad der er ny mapping.

Det flow, I faktisk vil have

1. Sælger opretter ordre i jeres system.
2. CVR slås op (cvr.dev eller tilsvarende), så navn og adresse ikke tastes forkert.
3. Kunden oprettes eller matches i e-conomic / Dinero.
4. Faktura bogføres i økonomisystemet, ikke i et Word-dokument.
5. Betaling lander via QuickPay / MobilePay / Stripe.
6. Betalingsstatus skrives tilbage, så jeres system ikke rykker en kunde, der har betalt.
7. Bogholderen åbner e-conomic og ser poster, der allerede er rigtige.

Punkt 6 er der, de fleste hjemmestrikkede løsninger dør. De kan sende fakturaen afsted. De kan ikke tåle, at kunden betaler halvt, betaler via bank i stedet for link, eller får en kreditnota.

Hvor timerne ligger i dag

340 timer er mere end seks arbejdsuger. Selv til 250 kr. i intern timepris er det 85.000 kr. om året. En integration i en SMV-pakke koster et sted mellem en brøkdel og ét års spild. Hvis summen er under 40 timer om året, så vent. Hvis den er over 150, så er projektet allerede forsinket. Hvad koster skræddersyet software.

Hvad der gør en integration dyr — og hvad der gør den billig

Billig, når bureauet har bygget netop det økonomisystem før, I har rene varenumre og én momssats pr. linje, I kan acceptere, at økonomisystemet er master på kundenummer, og I ikke kræver, at historik fra 2019 også skal synce bagud.

Dyr, når I har tre prislister og rabatmatriser, ingen kan forklare, I vil have tovejssync på alt “bare for en sikkerheds skyld”, I blander privat- og erhvervskunder uden felt for CVR, eller bogholderen bruger en kontoplan, der ikke er skrevet ned.

Den dyre del er næsten aldrig HTTP-kaldet. Det er at aftale, hvad der vinder, når de to systemer er uenige.

Betaling, fragt og de andre danske brikker

Økonomisystemet er navet. De andre eger, SMV’er typisk også har:

• MobilePay / QuickPay / Stripe — betalingen skal kunne matches til fakturaen
• PostNord / GLS — følgeseddel og tracking hører til ordren, ikke til en mailtråd
• HubSpot / Pipedrive — sælgeren skal ikke taste kunden tredje gang
• Penneo / MitID — underskrevet ordre er en hændelse, der må udløse faktura. MitID i jeres egen app
• cvr.dev — ét opslag slår 80 % af tastefejl ihjel

En leverandør, der allerede har de moduler, kan sætte 1–3 af dem i en fast pakke. En leverandør, der starter forfra på e-conomics tokens hver gang, sælger jer et forskningsprojekt. Tredjepartsintegrationer.

Sikkerhed, der ikke må være et afterthought

• Tokens og API-nøgler hører hjemme i en hemmelighedshåndtering, ikke i en Slack-tråd.
• Integrationer skal have mindst mulige rettigheder. En app, der kan læse fakturaer, skal ikke kunne slette kontoplanen.
• Log hvert kald, der opretter eller bogfører noget. Revisoren spørger.
• Persondata i fakturalinjer (initialer, sagsnumre, der i praksis er cpr) skal I have en politik for.
• Dinero Pro er et krav for API-adgang hos dem. Tjek licensen, før projektet starter.

Hvad I skal have med i et brief

• Vi bruger: e-conomic / Dinero / Billy / andet
• Master for kunden er: vores system / økonomisystemet
• Vi vil: sende faktura / hente restance / begge
• Betaling sker med: MobilePay / kort / bank / blandet
• Antal fakturaer om måneden
• Antal nye kunder om måneden
• Særlige regler: rabat, abonnement, aconto, projekt
• Hvem godkender, at en faktura må sendes

Med den liste kan et bureau sige, om I er en 1-integrationspakke eller et mellemstort projekt. Se priser.

Det I skal gøre nu

Tag et screenshot af den seneste faktura, I tastede to gange. Skriv hvor lang tid det tog. Det er jeres business case. Derefter: ét økonomisystem, ét master-princip, ét flow. Ikke “kan I ikke bare synce det hele”. Alle tjenester.