Budget til IT-projekt: sådan regner I den rigtige pris

Bestyrelsen har godkendt 200.000 kr. til et nyt kundesystem. Leverandøren er valgt, og projektet går fint. Så kommer det første år efter lanceringen: hosting, opdateringer, en ny integration, som salg gerne vil have, og en regning for de timer, it-ansvarlig har brugt på at flytte data. Ingen af posterne er store hver for sig, men ingen af dem stod i budgettet. Det er den mest almindelige budgetfejl, vi ser: man budgetterer bygget og glemmer at eje løsningen.

Et godt IT-budget dækker hele levetiden. Denne guide gennemgår de poster, der hører med, typiske prisniveauer på det danske marked, hvor stor en buffer der giver mening, og et regnet eksempel på den samlede pris over tre år. Til sidst får I en metode til at sætte et loft ud fra den værdi, løsningen skal skabe.

Hvad skal et budget til et IT-projekt indeholde?

Den post, flest glemmer, er den interne tid. Den kommer ikke på en faktura, men den bestemmer ofte tempoet. Et projekt, hvor kunden har afsat tid til beslutninger og test, går typisk hurtigere og bliver billigere, fordi leverandøren ikke venter. Den post, flest undervurderer, er drift, som vi går i dybden med nedenfor.

Hvad koster det at bygge? Typiske prisniveauer i Danmark

Timepriserne ligger typisk på 500–900 kr. for en freelance webdesigner, 800–1.400 kr. for en senior webudvikler og 1.100–1.300 kr. hos et bureau. Har I brug for flere detaljer om de enkelte typer, har vi prisguides til hjemmesider, webapps og apps.

Hvad koster driften, og hvorfor bliver den glemt?

Software kræver løbende arbejde efter lancering. Frameworks og biblioteker får sikkerhedsopdateringer, browsere ændrer sig, Apple og Google udgiver nye styresystemer, og integrationer hos e-conomic eller fragtfirmaer får nye versioner. En udbredt tommelfingerregel er derfor 15–20 % af byggeprisen om året. For en løsning til 150.000 kr. svarer det til 22.500–30.000 kr. årligt. Driften bliver glemt, fordi den kommer efter beslutningen om at bygge, og fordi den ofte er delt op i mange små fakturaer.

Det sidste punkt i begge kolonner er det vigtigste. Når både bygget og driften har en fast pris, er det meste af treårsbudgettet kendt, før I skriver under. Vi har en hel guide til drift og vedligeholdelse, hvis I vil sammenligne aftaler, og til fast pris eller timepris, hvis I overvejer prismodellen.

Hvor stor en buffer skal der være i et IT-budget?

Bufferen afhænger af, hvor meget der er ukendt. Med fast pris og et klart omfang er risikoen for selve bygget lav, men der kommer stadig overraskelser i data, integrationer og interne beslutninger. Med timer uden loft ligger risikoen hos jer, og bufferen skal være større. Tabellen er vores anbefaling som udgangspunkt.

Hvad er den samlede pris over tre år? Et regnet eksempel

En installationsvirksomhed med 25 ansatte vil have en kundeportal med booking og kobling til økonomisystemet. Byggeprisen er 150.000 kr. til fast pris med en ny integration, så bufferen sættes til 15 %. Løsningen lanceres midt i år ét. Intern tid regnes til 450 kr. i timen, drift til 18 % af byggeprisen om året, og der afsættes 30.000 kr. årligt til videreudvikling fra år to.

Virksomheden har altså brug for et treårsbudget på cirka 369.000 kr., selv om tilbuddet lyder på 150.000 kr. Det lyder af meget, indtil det holdes op mod værdien. Sparer portalen tre medarbejdere fem timer om ugen hver i 46 uger om året, svarer det til 690 timer eller 310.500 kr. om året ved 450 kr. i timen. Over tre år, med et halvt år i drift i år ét, er værdien omkring 776.000 kr. Det er et budget, ledelsen kan sige ja til med åbne øjne.

Hvordan sætter man et budget, før man kender prisen?

Trin fire er vigtigere, end det ser ud. Når leverandøren kender jeres interval, kan de foreslå en løsning, der passer, og I får tilbud, der kan sammenlignes. Uden interval gætter alle, og I risikerer at få tre tilbud, der løser tre forskellige opgaver. Læs mere om at sammenligne tilbud i sådan vælger I et softwarehus og røde flag i et IT-tilbud.

Hvilke budgetfejl ser vi oftest i IT-projekter?

• Kun bygget er budgetteret; drift og videreudvikling mangler.
• Intern tid er sat til nul.
• Bufferen bruges på nye ønsker i stedet for det uforudsete.
• Datamigrering er “en del af projektet” uden timer eller ejer.
• Tredjepartsgebyrer for betaling, SMS og kort er glemt.
• Første version skal kunne alt, så budgettet er brugt før lancering.
• Driften ligger i en anden afdelings budget, som ikke er spurgt.

Er I en mindre virksomhed, kan det være værd at undersøge tilskud. SMV:Digital er et dansk tilskudsprogram til digitalisering, og vi har samlet det vigtigste i guiden til SMV:Digital. Tjek altid de aktuelle puljer og betingelser, før I regner tilskuddet ind i budgettet.

Hvordan ser budgettet ud med fast pris hos Ceptiv?

Med en fast engangspris og en fast månedspris er bygget og driften kendt på forhånd, og 15–20 %-reglen er allerede regnet ind. Driften kan opsiges med 30 dages varsel; opsiger I inden for de første 15 måneder, er der et engangsgebyr, som står i tilbuddet. Tilbage i budgettet er jeres egen tid, tredjepartsgebyrer og videreudvikling. Se detaljerne under priser, eller beskriv projektet her og få et skriftligt tal at budgettere ud fra inden for 24 timer.