Digitalisering af arbejdsgange: sådan finder I timerne og starter i det små

Vi møder ofte den samme situation: en ejerleder med 14 åbne regneark, en indbakke fuld af ordrer og en kalender med gule sedler på skærmkanten. Ingen af delene er forkerte hver for sig. Regnearket til timesedler virker, mailen virker, og sedlerne virker for den, der har skrevet dem. Problemet opstår, når virksomheden vokser. Data skal tastes to eller tre gange, ingen har det fulde overblik, og den ene medarbejder, der forstår det store regneark, er på ferie. Digitalisering af arbejdsgange er at samle de tråde i ét system, der passer til den måde, I faktisk arbejder på.

Hvad betyder digitalisering af arbejdsgange i praksis?

I en mindre virksomhed betyder det sjældent et stort IT-projekt. Det betyder, at en bestemt opgave, som i dag går gennem papir, mail, telefon eller regneark, får sin egen skærm, sine egne regler og sin egen forbindelse til de systemer, I allerede har. De mest almindelige eksempler, vi arbejder med, er disse:

• Timesedler og kørselsregistrering, der bliver til løn og fakturaer uden indtastning.
• Booking og planlægning af medarbejdere, ruter eller lokaler.
• Tilbud og ordrebekræftelser, der bygges ud fra en prisliste og sendes til digital underskrift.
• Ordremodtagelse fra erhvervskunder via en bestillingsportal.
• Servicerapporter og tjeklister fra marken med fotos og kundens underskrift.
• Onboarding af nye kunder eller medarbejdere med dokumenter, adgang og opgaver.
• Rapportering, hvor tal fra flere systemer i dag samles i hånden hver måned.

Hvordan finder I de arbejdsgange, der er værd at digitalisere?

Det bedste udgangspunkt er en uges registrering. Bed hver medarbejder om at notere de opgaver, der gentages, hvor lang tid de tager, og hvor data kommer fra og ender. Det lyder kedeligt, men det tager ti minutter om dagen og giver et langt mere præcist billede end et ledelsesmøde. Kig derefter efter de klassiske tegn på en arbejdsgang, der er moden til digitalisering:

1. Den samme information tastes ind mere end ét sted.
2. Opgaven kører hver dag eller hver uge, og flere personer er involveret.
3. Der findes et regneark, som kun én person forstår.
4. Fejl opdages først, når kunden klager eller fakturaen er forkert.
5. Kunder eller kolleger ringer for at spørge om status.
6. Opgaven er bundet til et bestemt sted, fx et kontor eller en printer.
7. Månedsafslutningen kræver, at nogen samler tal fra flere kilder.
8. I kan ikke svare på simple spørgsmål som "hvor mange timer brugte vi på kunde X sidste måned?"

Hver proces, der rammer tre eller flere af punkterne, skal på listen. Det store regneark er et særligt hyppigt fund, og vi har en hel side om, hvordan man erstatter Excel med et system uden at miste den viden, der ligger i det.

Spørgsmål I kan stille dem, der udfører opgaven

• Hvor kommer oplysningerne fra, når du starter opgaven?
• Hvilke systemer, regneark eller papirer har du åbne undervejs?
• Hvad skriver du af fra ét sted til et andet?
• Hvad går oftest galt, og hvordan opdager du det?
• Hvilke undtagelser håndterer du, som ikke står nogen steder?
• Hvem venter på dig, når du er færdig, og hvad skal de bruge?

I praksis giver de seks spørgsmål mere end en lang kravspecifikation. Svarene viser, hvor data bliver tastet om, hvor fejlene opstår, og hvilke regler der kun findes i hovedet på en enkelt medarbejder. Skriv svarene ned med det samme, og brug dem som grundlag for den kravspecifikation, I senere sender til leverandører. Det gør tilbuddene langt mere sammenlignelige.

Hvordan beregner I timer og kroner sparet ved digitalisering?

Formlen er enkel: antal gange om året × minutter sparet pr. gang × antal personer ÷ 60 = timer sparet om året. Gang timerne med jeres interne timepris, som er løn plus pension, ferie og overhead. For mange danske SMV’er ligger den et sted mellem 350 og 500 kr. Læg derefter de omkostninger til, som fejl skaber i dag: kreditnotaer, tabte ordrer og den tid, det tager at rydde op. Det er tit det tal, der overrasker mest.

Bemærk, at månedsrapporten scorer lavt, selv om den føles tung. Den kører kun 12 gange om året. Timesedlerne kører hver dag for alle medarbejdere, og selv få sparede minutter bliver til mange timer. Hyppighed slår næsten altid tid pr. gang, og det er derfor den kolonne, I skal være mest ærlige omkring.

Regneeksempel: et installationsfirma med 25 medarbejdere

Tag et installationsfirma med 25 montører, der skriver timer og materialer på papir. Hver montør bruger ca. 10 minutter om dagen på sedlen og på at ringe ind med spørgsmål. En digital timeseddel på telefonen sparer realistisk 6 af de minutter: 25 × 6 minutter × 220 arbejdsdage = 550 timer om året. På kontoret bruger én person i dag 6 timer om ugen på at samle sedlerne, taste dem og lave fakturaer. Med automatisk overførsel til regnskabet falder det til 1 time: 5 timer × 46 uger = 230 timer. I alt ca. 780 timer om året. Med en intern timepris på 400 kr. er det omkring 312.000 kr. om året, og så er hurtigere fakturering og færre glemte materialer ikke engang talt med.

Hvilket værktøj skal I vælge: standardsystem, automatisering eller eget system?

De fleste ender med en blanding: standardsystemer til bogføring og løn, automatiseringer mellem dem, og et eget system til den del af forretningen, der er jeres. Ser I mange abonnementer hobe sig op, så læs vores guide om eget system vs SaaS-abonnementer. Er det mest dataflytning mellem eksisterende systemer, så se vores side om automatisering.

Hvorfor går digitaliseringsprojekter i stå?

Når vi ser projekter gå i stå, skyldes det næsten altid en af de samme fem ting, og de kan alle undgås, hvis I kender dem på forhånd:

• Første fase er for stor. "Hele virksomheden på én gang" tager et år, og ingen kan se gevinsten undervejs.
• Den nuværende proces digitaliseres med alle dens omveje. Ryd op i processen, før den bygges.
• Medarbejderne er ikke spurgt, og systemet mangler de undtagelser, der fylder i hverdagen.
• Ingen ejer projektet internt, så beslutninger venter i uger.
• Der måles ikke før og efter, så ingen kan bevise, at det virkede, og næste fase bliver aldrig godkendt.

Hvordan starter man småt med digitalisering?

Det er sådan, vi har arbejdet med Vaskekonerne, et rengøringsfirma, hvor vi over tid har bygget otte løsninger i ét kredsløb, fra hjemmeside og booking til drift. Hver løsning er bygget oven på den forrige, så data kun tastes én gang. Den tilgang er langt mindre risikabel end ét stort projekt, fordi hver del skal bevise sit værd, før den næste bygges.

Hvad koster det at digitalisere en arbejdsgang?

En afgrænset løsning til én proces, fx digitale timesedler med overførsel til e-conomic, passer ofte ind i vores webpakker: Small til 18.000 kr. plus 600 kr./md. med 12 funktioner og 1 integration, eller Medium til 36.000 kr. plus 900 kr./md. med 24 funktioner og 2 integrationer. Skal medarbejderne bruge en app i marken, starter vores mobilpakker ved 28.000 kr. plus 1.200 kr./md. Den månedlige pris dækker hosting, vedligeholdelse, opdateringer, support, sikkerhed og backup. Sammenlign det med regnestykket fra jeres egen prioriteringstabel, og overvej om SMV:Digital-tilskud kan dække en del af investeringen.

Er jeres største tidsrøver ordrer fra erhvervskunder, så læs videre i guiden om B2B webshops og bestillingsportaler. Har I fundet jeres første proces, så beskriv den her, og I får et skriftligt tilbud til fast pris inden for 24 timer.