Hvad er et API? Sådan taler jeres systemer sammen

Bogholderen starter hver morgen med at åbne webshoppen i ét vindue og e-conomic i et andet. Hver ordre fra i går tastes ind som en faktura, og bagefter laves en fragtlabel i PostNords portal. Med 40 ordrer om dagen er det to timer, hver dag, og der sniger sig jævnligt en tastefejl ind. Det er præcis den slags arbejde, et API fjerner. Når webshoppen og regnskabet kan tale sammen direkte, opstår fakturaen og labelen af sig selv, sekunder efter kunden har betalt. Denne guide forklarer, hvad der sker bag kulisserne, så I kan stille de rigtige spørgsmål og vurdere, om en integration betaler sig.

Hvad er et API? Forklaret uden fagsprog

API står for application programming interface. På dansk kan man kalde det et programmerings-stik: en fast indgang, som et system stiller til rådighed, så andre systemer kan bruge det uden at kende dets indre. Tænk på en restaurant. I sætter jer ved bordet og bestiller fra menuen. Tjeneren bringer bestillingen ud i køkkenet og kommer tilbage med maden. I behøver ikke vide, hvordan køkkenet er indrettet, og køkkenet behøver ikke lukke jer ind. Menuen er API’ets dokumentation, tjeneren er API’et, og køkkenet er systemet bagved.

I praksis ser det sådan ud: jeres webshop sender en besked til e-conomic, der siger "opret en faktura til denne kunde med disse varelinjer". e-conomic tjekker, at beskeden kommer fra jer, opretter fakturaen og svarer tilbage med fakturanummeret. Hele samtalen tager under et sekund og foregår i et struktureret format, typisk JSON, som begge systemer forstår. Ingen mennesker er involveret, og det samme sker hver gang, på præcis samme måde.

Hvilke API’er bruger jeres virksomhed allerede?

De fleste virksomheder bruger API’er hver dag uden at vide det. Her er de eksempler, vi oftest møder hos danske kunder:

• Betaling: webshoppen beder MobilePay, Stripe eller en kortindløser om at reservere og trække et beløb.
• Regnskab: ordrer, kunder og fakturaer sendes automatisk til e-conomic eller Dinero.
• Fragt: PostNord eller GLS danner en label og et track-and-trace-nummer ud fra adressen.
• Login: MitID bekræfter brugerens identitet, uden at jeres system ser deres adgangskode.
• Virksomhedsdata: CVR-registret udfylder firmanavn og adresse, når kunden taster et CVR-nummer.
• Digital signatur: Penneo sender en kontrakt til underskrift og melder tilbage, når den er signeret.
• Kort og adresser: Google Maps eller DAWA viser lokationer og retter adresser, mens kunden skriver.

Hver linje på listen er en opgave, som ellers ville kræve et menneske, en skærm og en kopi-indsæt. Vi har uddybet de to mest efterspurgte i artiklen om integration til e-conomic og Dinero og på siden om MobilePay-integration.

Hvad er forskellen på REST API og webhooks?

Der er to grundlæggende måder, systemer taler sammen på. Med et REST API spørger jeres system, når det har brug for noget: "hvad er status på ordre 1042?" Med en webhook er det omvendt: det andet system giver selv besked, når noget sker, fx "betalingen for ordre 1042 er gennemført". De fleste gode integrationer bruger begge dele.

Andre API-ord, I vil støde på

Hvordan fungerer en integration mellem webshop, betaling og regnskab?

Det ser simpelt ud på papiret, men det er i detaljerne, en integration bliver god eller dårlig. Hvad sker der, hvis kunden findes i e-conomic i forvejen? Hvordan håndteres en delvis returnering? Hvilken momskonto skal en ydelse til udlandet på? Det er forretningsregler, og de skal afklares med jer, før der skrives kode. Vi kalder det den usynlige halvdel af en integration.

Hvad koster en API-integration?

Regn det igennem med bogholderen fra starten. 40 ordrer om dagen à tre minutter er to timer om dagen, eller omkring 40 timer om måneden. Sætter I en intern timepris på fx 350 kr. inklusive løn og overhead, koster den manuelle proces omkring 14.000 kr. om måneden, før fejlene er talt med. En standardintegration til 30.000 kr. er tjent hjem på et par måneder. Vi har samlet metoden til at finde og regne på den slags opgaver i guiden om digitalisering af manuelle arbejdsgange.

Hvad kan gå galt med integrationer, og hvordan undgår I det?

• Fejl opdages ikke. En integration stopper en fredag, og ingen opdager det før mandag. Kræv overvågning og alarmer.
• Dubletter. Den samme ordre sendes to gange og bliver til to fakturaer. Kræv, at integrationen genkender gentagelser.
• Ingen genforsøg. Hvis e-conomic er nede i fem minutter, skal beskeden sendes igen, når det er oppe.
• Forældede versioner. Leverandøren lukker en gammel API-version, og integrationen holder op med at virke.
• For brede rettigheder. En integration, der kun skal oprette fakturaer, har adgang til alt.
• Persondata uden aftale. Når kundedata flyder mellem systemer, skal der være databehandleraftaler på plads.

Punktet om persondata er værd at tage alvorligt. Hver gang I sender kundedata til et nyt system, er det en ny databehandler, og det skal fremgå af jeres oversigt. Se vores praktiske guide til GDPR for hjemmesider og apps.

Har jeres system et API? Spørgsmål til leverandøren

Før I køber et nyt system, eller før I beder om en integration, så send disse spørgsmål til leverandøren. Svarene afgør, om integrationen bliver let, dyr eller umulig.

1. Har systemet et offentligt dokumenteret API, og hvor findes dokumentationen?
2. Er API-adgang inkluderet i vores abonnement, eller koster det ekstra?
3. Kan systemet sende webhooks, når noget ændrer sig?
4. Findes der et testmiljø, vi kan bruge uden rigtige data?
5. Hvor mange forespørgsler må vi sende pr. minut?
6. Hvordan varsler I ændringer, og hvor længe understøtter I gamle versioner?
7. Kan vi oprette nøgler med begrænsede rettigheder?
8. Kan vi eksportere alle vores data, hvis vi skifter system?

Hvornår skal I have jeres eget API?

Indtil nu har vi talt om at bruge andres API’er. Mange virksomheder ender også med at få deres eget. Det giver mening, når den samme data skal bruges af en hjemmeside, en app og et adminpanel, når partnere eller kunder skal kunne hente data automatisk, eller når I vil kunne skifte frontend uden at bygge alt om. Et eget API er også fundamentet under et headless CMS og under de fleste moderne apps. Det er en investering, der gør jeres systemer lettere at udvide, fordi alle nye løsninger kan koble sig på det samme sted.

Hvordan arbejder Ceptiv med API’er og integrationer?

Vi har mere end 40 færdige integrationer, blandt andet til e-conomic, Dinero, MobilePay, PostNord, Penneo, Stripe og MitID, som vi genbruger og tilpasser til jeres forretningsregler. Det er en stor del af grunden til, at vi kan give en fast pris hurtigt. Vores webpakker indeholder fra én til tre integrationer, og driften med overvågning, opdateringer og tilpasning til nye API-versioner er en del af den faste månedlige pris. Se hele listen under integrationer, eller læs om vores arbejde med automatisering.

Skriv, hvilke systemer I gerne vil have til at tale sammen, og hvad der i dag sker i hånden, så får I en fast pris på integrationen inden for 24 timer.