Privatlivspolitik

Politikkens omfang

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger, når du besøger ceptiv.net, kontakter os eller beder om et tilbud, starter et projekt i projektopstarten, bruger Kundepanelet eller kommunikerer med os via mail, chat, telefon eller notifikationer i forbindelse med et projekt. Politikken udgør de oplysninger, vi skal give dig efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.

Politikken omfatter ikke den software, vi udvikler for vores kunder. Når du bruger en løsning, vi har udviklet for en kunde, er kunden dataansvarlig, og kundens privatlivspolitik gælder. Vores rolle i den situation er beskrevet under "Vores to roller" nedenfor.

Dataansvarlig

Dataansvarlig er Acenta Group ApS, CVR 37576476, Lyngbyvej 83A, 2100 København Ø, der driver virksomhed under det registrerede binavn Ceptiv ApS ("Ceptiv", "vi", "os"). Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 (databeskyttelsesforordningen), databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018) og cookiebekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 1148 af 9. december 2011), der gennemfører ePrivacy-direktivet.

Du kan kontakte os skriftligt på adressen ovenfor, på mail til support@ceptiv.dk eller på telefon +45 81 98 32 71. Vi er ikke forpligtet til at udpege en databeskyttelsesrådgiver efter databeskyttelsesforordningens artikel 37 og har ikke gjort det. Spørgsmål om databeskyttelse behandles direkte af os.

Vores to roller

Vi er dataansvarlige for behandlingen på dette website, i projektopstarten, i Kundepanelet og i vores egen kommunikation med dig. Vi fastlægger formålet med og hjælpemidlerne til behandlingen, og denne politik gælder for den.

Når vi udvikler, hoster eller vedligeholder systemer på vegne af en kunde, er vi databehandler efter databeskyttelsesforordningens artikel 28. Kunden er dataansvarlig, og vi behandler alene personoplysninger efter kundens dokumenterede instruks i henhold til en databehandleraftale, som vi indgår med alle kunder, hvis system behandler personoplysninger. Er du slutbruger af et sådant system, skal henvendelser om dine rettigheder rettes til den virksomhed, der driver systemet. Vi bistår virksomheden med at besvare dem.

Kategorier af personoplysninger

Vi indsamler kun de personoplysninger, der er nødvendige til udtrykkeligt angivne formål (dataminimering, databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra c). Oplysningerne falder i følgende kategorier.

Henvendelser og tilbudsforespørgsler

Når du bruger kontaktformularen, behandler vi dit for- og efternavn, din e-mailadresse, dit firmanavn og indholdet af din besked. Kontakter du os på telefon eller mail, behandler vi de oplysninger, du selv giver os. Oplysningerne bruges til at besvare din henvendelse og i givet fald til at udarbejde et tilbud.

Projektopstarten

Når du starter et projekt, behandler vi projekttypen, din beskrivelse af projektet, de integrationer og funktioner, du har brug for, samt dine kontaktoplysninger: navn, firma, e-mailadresse og telefonnummer. Oplysningerne bruges til at vurdere projektet og udarbejde et fastpristilbud.

Konti i Kundepanelet

Til en konto i Kundepanelet behandler vi din e-mailadresse, dit navn, firmanavn, CVR- eller momsnummer, faktureringsadresse, land, foretrukne valuta og sprog samt en hashet loginkode; selve koden gemmes aldrig. Derudover behandler vi dine projekter og opgaver, tilbud, fakturaer og abonnementer, de beskeder, kommentarer, filer, skærmoptagelser og videobeskeder, der udveksles i et projekt, dine notifikationsindstillinger, en teknisk push-identifikator for enheder, hvor du har tilladt notifikationer, og en log over de mails, vi sender dig, så vi kan bekræfte, at de er leveret.

Brugsdata på det offentlige website

Accepterer du statistikcookies, måler vi brugen af det offentlige website med Google Analytics og vores egen førstepartsbesøgstælling. Det omfatter viste sider, henvisende side, browser- og enhedsoplysninger, skærmstørrelse, sprog, tidszone, omtrentligt land og IP-adresse. Der indsamles ingen statistikdata, før du har givet samtykke, og afviser du, bliver dit besøg ikke målt.

Driftslogs i Kundepanelet og administrationen

Når du er logget ind i Kundepanelet eller administrationen, logger vi sidevisninger, kontoidentitet, IP-adresse, browser og omtrentligt land uanset dit cookievalg. Loggene bruges til support, fejlsøgning, sikkerhed og til at opdage misbrug af konti, ikke til markedsføring eller profilering. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), og loggene slettes efter 30 dage.

Vi beder ikke om særlige kategorier af personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, fx helbredsoplysninger, biometriske data, politisk eller religiøs overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold eller seksuel orientering, og heller ikke om oplysninger om strafbare forhold efter artikel 10. Undlad venligst at medtage sådanne oplysninger i en projektbeskrivelse. Kræver et konkret projekt reelt sådanne oplysninger, aftales det særskilt og skriftligt med et gyldigt behandlingsgrundlag. Vores ydelser henvender sig til virksomheder, og vi behandler ikke bevidst personoplysninger om børn.

Hvor oplysningerne kommer fra

Langt de fleste oplysninger giver du os selv: via formularer på websitet, projektopstarten, mail, telefonsamtaler, møder og det, du skriver eller uploader i Kundepanelet.

Nogle oplysninger dannes automatisk, når du bruger vores tjenester: via cookies og lignende teknologier på det offentlige website, når du har givet samtykke, og via de driftslogs, der er beskrevet ovenfor, når du er logget ind.

Hvor det er nødvendigt, indhenter vi offentligt tilgængelige virksomhedsoplysninger, fx fra Det Centrale Virksomhedsregister (CVR), for at kontrollere en faktureringsadresse eller et momsnummer. Vi køber ikke kontaktlister og beriger ikke oplysninger med data fra databrokere.

Du har ingen lovmæssig pligt til at give os personoplysninger. De oplysninger, der er markeret som påkrævede i vores formularer og i Kundepanelet, er dog nødvendige, for at vi kan besvare dig, udarbejde et tilbud eller opfylde en aftale. Uden dem kan vi ikke levere ydelsen.

Behandlingsgrundlag

Al behandling sker på et eller flere af grundlagene i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1.

Aftale og foranstaltninger forud for en aftale: artikel 6, stk. 1, litra b

Udarbejdelse af et tilbud på din anmodning og, når aftalen er indgået, opfyldelse af den: udvikling, hosting og vedligeholdelse af den aftalte løsning, drift af din konto i Kundepanelet, styring af projekter og abonnementer samt fakturering. Grundlaget gælder, hvor du selv er part i aftalen, fx som enkeltmandsvirksomhed.

Legitime interesser: artikel 6, stk. 1, litra f

Handler du på vegne af en virksomhed, behandler vi dine oplysninger som kontaktperson på grundlag af vores legitime interesse i at kommunikere med og levere til vores erhvervskunder. Vi baserer også driftslogs i Kundepanelet og administrationen, informationssikkerhed og forebyggelse af misbrug samt fastlæggelse, udøvelse eller forsvar af retskrav på legitime interesser. Vi har afvejet disse interesser over for dine interesser og grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og vurderet, at de ikke går forud for dem, særligt fordi oplysningerne er begrænsede, erhvervsrelaterede og opbevares i kort tid. Du har ret til at gøre indsigelse; se "Dine rettigheder" nedenfor.

Retlig forpligtelse: artikel 6, stk. 1, litra c

Opbevaring af regnskabsmateriale efter bogføringsloven, overholdelse af momsreglerne, dokumentation af samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 7, stk. 1, og besvarelse af lovlige anmodninger fra offentlige myndigheder.

Samtykke: artikel 6, stk. 1, litra a

Statistik- og markedsføringscookies på det offentlige website og de tjenester, de aktiverer, push-notifikationer, du har tilladt på en enhed, samt eventuel elektronisk markedsføring, jf. markedsføringslovens § 10. Samtykke er frivilligt, indhentes, før behandlingen begynder, og kan til enhver tid trækkes tilbage uden begrundelse. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen.

Formål med behandlingen

Vi behandler kun personoplysninger til de formål, der er nævnt nedenfor, og viderebehandler dem ikke på en måde, der er uforenelig med disse formål (formålsbegrænsning, databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra b).

Levering og drift af din løsning

Udvikling af den aftalte løsning, hosting og vedligeholdelse, installation af sikkerhedsopdateringer, fejlretning, driftsovervågning, backup og adgang til Kundepanelet, hvor du kan følge projekter, opgaver, tilbud, fakturaer og dit abonnement.

Tilbud og kommunikation

Vurdering af din forespørgsel, fremsendelse af et fastpristilbud, normalt inden for 24 timer, og den løbende dialog via mail, chat, kommentarer, videobeskeder eller telefon, som et projekt kræver.

Statistik om websitet

At forstå, hvilke sider der læses, og hvor besøgende forlader websitet, så vi kan forbedre det. Det sker kun, når du har accepteret statistikcookies. Google Analytics kører med IP-anonymisering og Google Consent Mode. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage under Cookie-indstillinger i footeren.

Informationssikkerhed og forebyggelse af misbrug

Begrænsning af antallet af forespørgsler, logning af logins, de driftslogs, der er beskrevet ovenfor, og undersøgelse af mistanke om uautoriseret adgang.

Lovmæssige og regnskabsmæssige forpligtelser

Udstedelse og opbevaring af fakturaer, overholdelse af bogføringslovens opbevaringskrav, håndtering af moms og besvarelse af henvendelser fra offentlige myndigheder, hvor loven kræver det.

Vi sender ikke nyhedsbreve eller uopfordret elektronisk markedsføring. Indfører vi det, vil det kræve dit forudgående samtykke, jf. markedsføringslovens § 10, hver henvendelse vil indeholde et link til afmelding, og afmelding får virkning med det samme.

Automatiske afgørelser og profilering

Vi træffer ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, og som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 22. Alle tilbud udarbejdes og godkendes af en medarbejder hos Ceptiv.

Modtagere af personoplysninger

Vi sælger ikke personoplysninger og videregiver dem ikke til brug for andres markedsføring. Personoplysninger videregives eller overlades kun til andre i følgende tilfælde.

Databehandlere

Vi bruger et begrænset antal databehandlere til at drive vores tjenester. De behandler alene personoplysninger efter vores dokumenterede instruks i henhold til en databehandleraftale efter databeskyttelsesforordningens artikel 28 og må ikke bruge oplysningerne til egne formål. Den aktuelle oversigt fremgår nedenfor.

Myndigheder, rådgivere og koncernselskaber

Vi videregiver personoplysninger, hvor dansk ret eller EU-ret kræver det, fx til Skattestyrelsen eller efter en retskendelse. Hvor det er nødvendigt, videregiver vi også oplysninger til vores revisor og juridiske rådgivere, der er underlagt tavshedspligt, og internt i koncernen, hvor en fælles funktion som bogholderi kræver det.

Overførsel til tredjelande

Nogle af vores databehandlere er etableret i eller har moderselskaber i USA. Overføres personoplysninger til et land uden for EU/EØS, sker det på grundlag af Europa-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse for EU-US Data Privacy Framework (databeskyttelsesforordningens artikel 45) for certificerede virksomheder og/eller Kommissionens standardkontraktbestemmelser (artikel 46, stk. 2, litra c), suppleret med kryptering under overførsel og opbevaring. Oversigten nedenfor angiver overførselsgrundlaget for hver leverandør. Du kan få en kopi af de relevante garantier ved at kontakte os.

Vi sælger aldrig personoplysninger til tredjeparter, og vores databehandlere må heller ikke gøre det.

Cookies og lignende teknologier

Det offentlige website bruger nødvendige cookies for at fungere. Statistik- og markedsføringscookies er valgfrie og placeres først, når du har givet samtykke i cookiebanneret, jf. cookiebekendtgørelsens § 3. Det samme gælder anden lagring i din browser, der bruges til samme formål, fx local storage og session storage.

Sådan fungerer samtykket

Banneret beder om dit samtykke, før noget valgfrit placeres. "Afvis alle" og "Accepter alle" vises ligeværdigt i første lag, så det er lige så let at afvise som at acceptere. Du kan også acceptere statistik og markedsføring hver for sig. Dit valg gemmes i seks måneder, hvorefter vi spørger igen, og det logges på vores server, så vi kan dokumentere samtykket, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 7, stk. 1. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage under Cookie-indstillinger i footeren.

Nødvendige cookies, der husker dit sprog, holder dig logget ind og gemmer dit samtykkevalg, kræver ikke samtykke, fordi de er strengt nødvendige for at levere den tjeneste, du har bedt om. Alle andre cookies kræver samtykke.

Cookies og lagring, vi kan bruge

Opbevaringsperioder

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt til de formål, de behandles til (opbevaringsbegrænsning, databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e). Derefter slettes eller anonymiseres de:

• Henvendelser og tilbud, der ikke fører til en aftale: op til 12 måneder efter vores seneste kontakt.
• Projekt-, aftale- og Kundepaneldata: i samarbejdets løbetid og derefter op til fem år fra udgangen af det regnskabsår, hvor det ophørte, i det omfang oplysningerne indgår i vores regnskabsmateriale eller er nødvendige for at fastlægge, udøve eller forsvare retskrav.
• Fakturaer og andet regnskabsmateriale: fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven. Det kan ikke slettes på anmodning i denne periode.
• Statistik om websitet: op til 14 måneder i Google Analytics. Vores egne førstepartsbesøgsdata og driftslogs fra Kundepanelet og administrationen slettes efter 30 dage.
• Samtykkeregistreringer: samtykkecookien gemmes i seks måneder og serverloggen, der dokumenterer dit valg, i op til to år.
• Skærmoptagelser, videobeskeder og uploadede filer: i projektets løbetid, medmindre du beder os slette et bestemt element tidligere.

Behandlingssikkerhed

Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 32, herunder kryptering under overførsel (HTTPS) og ved opbevaring, adgangskontrol, der sikrer, at kunder kun kan se egne data, hashede loginoplysninger, adgang begrænset til medarbejdere med et arbejdsbetinget behov, begrænsning af forespørgsler til offentlige endepunkter, automatisk backup og logning af administrative handlinger.

Sker der et brud på persondatasikkerheden, vurderer vi det straks. Indebærer bruddet sandsynligvis en risiko for dine rettigheder eller frihedsrettigheder, anmelder vi det til Datatilsynet inden for 72 timer, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33, og indebærer det en høj risiko, underretter vi dig uden unødig forsinkelse, jf. artikel 34. Når vi er databehandler, underretter vi kunden uden unødig forsinkelse, så kunden kan opfylde sine forpligtelser.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-20 har du ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, ret til berigtigelse af urigtige oplysninger, ret til sletning, ret til begrænsning af behandlingen og ret til dataportabilitet for oplysninger, du har givet os på grundlag af samtykke eller aftale. Hviler behandlingen på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage.

Ret til indsigelse: Efter databeskyttelsesforordningens artikel 21 kan du til enhver tid af grunde, der vedrører din særlige situation, gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på vores legitime interesser. Vi må da ikke længere behandle oplysningerne, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for at fastlægge, udøve eller forsvare retskrav. Du har altid en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod behandling med henblik på direkte markedsføring.

Du udøver dine rettigheder ved at skrive til support@ceptiv.dk. Vi svarer inden for en måned efter modtagelsen af din anmodning. Under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og antallet af anmodninger kan fristen forlænges med yderligere to måneder; i så fald giver vi dig besked inden for den første måned, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 3. Det er gratis at udøve dine rettigheder, medmindre anmodningen er åbenbart grundløs eller overdreven. Vi kan have brug for at bekræfte din identitet, og visse rettigheder er begrænset ved lov; vi kan fx ikke slette regnskabsmateriale, som vi er forpligtet til at opbevare.

Er du utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os. Du har også ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 77.

Ændringer af politikken

Vi opdaterer politikken, når vores behandling ændrer sig, fx når vi tager en ny databehandler eller funktion i brug, eller når lovgivningen ændres. Datoen øverst viser den gældende version. Påvirker en ændring væsentligt, hvordan vi behandler dine personoplysninger, orienterer vi dig på mail eller med en tydelig meddelelse på websitet, før ændringen træder i kraft, og hviler behandlingen på samtykke, beder vi om dit samtykke igen.