Privatlivspolitik

Hvad politikken dækker

Denne politik forklarer, hvordan vi behandler personoplysninger på det offentlige website ceptiv.net, i projektopstarten, hvor du beskriver et projekt og får et tilbud, i Kundepanelet, hvor vores kunder følger deres projekter og fakturaer, og i den mail, chat og de notifikationer, vi sender omkring et projekt.

Den dækker ikke den software, vi bygger til vores kunder. Når du bruger en løsning, vi har udviklet for en af vores kunder, er det kunden, der bestemmer, hvilke oplysninger der indsamles og hvorfor, og deres privatlivspolitik gælder. Vores rolle i den situation er beskrevet under "To forskellige roller" nedenfor.

Hvem er ansvarlig for dine oplysninger

Ceptiv ApS, CVR 37576476, Lyngbyvej 83A, 2100 København Ø, er dataansvarlig for den behandling, der er beskrevet her. Ceptiv ApS er et registreret binavn til Acenta Group ApS. Vi behandler personoplysninger efter EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), databeskyttelsesloven og de danske regler, der gennemfører ePrivacy-direktivet.

Du kan skrive til os på Lyngbyvej 83A, 2100 København Ø, sende en mail til support@ceptiv.dk eller ringe på +45 81 98 32 71. Vi er ikke forpligtet til at have en databeskyttelsesrådgiver (DPO) og har ikke udpeget en, så spørgsmål om databeskyttelse går til adressen ovenfor og bliver behandlet af os direkte.

To forskellige roller

For alt på dette website, i Kundepanelet og i vores egen kommunikation med dig er vi dataansvarlige. Vi bestemmer, hvad der indsamles og hvorfor, og denne politik gælder.

For de systemer, vi bygger, hoster og vedligeholder på vegne af en kunde, er vi databehandlere. Kunden er dataansvarlig og bestemmer formålet; vi handler alene efter kundens dokumenterede instruks under en databehandleraftale, som vi indgår med alle kunder, hvis system behandler personoplysninger. Er du slutbruger af sådan et system, skal du kontakte den virksomhed, der driver det, for at bruge dine rettigheder — og vi hjælper dem med at svare dig.

Hvilke personoplysninger vi behandler

Vi forsøger at indsamle så lidt som muligt, og det, vi indsamler, er knyttet til et bestemt formål. I praksis falder det i fem grupper.

Når du kontakter os eller beder om et tilbud

Kontaktformularen beder om dit fornavn og efternavn, e-mailadresse, firmanavn og din besked. Ringer eller mailer du i stedet, har vi det, du selv vælger at fortælle os. Vi bruger det til at svare dig og til at lave et tilbud.

Når du starter et projekt

Projektopstarten indsamler projekttypen, din beskrivelse af projektet, de integrationer du har brug for, og dine kontaktoplysninger: navn, firma, e-mail og telefon. Vælger du at bruge AI-gennemgangen, bliver din projektbeskrivelse og de beskeder, du skriver i den chat, sendt til vores AI-leverandør, så den kan svare. Det trin er valgfrit, og du bør ikke indsætte fortrolige oplysninger eller andres personoplysninger i det.

Når du har en konto i Kundepanelet

En konto indeholder din e-mailadresse, dit navn, firmanavn, CVR- eller momsnummer, faktureringsadresse, land, foretrukken valuta og sprog samt en hashet login-kode. Vi gemmer aldrig selve koden. Derudover har vi dine projekter og opgaver, tilbud og fakturaer, de beskeder, kommentarer, filer, skærmoptagelser og videobeskeder, der udveksles om et projekt, dine notifikationsindstillinger og en log over de mails, vi har sendt dig, så vi kan se, om de blev leveret.

Brugsdata på det offentlige site

Accepterer du statistikcookies, måler vi, hvordan det offentlige site bruges, via Google Analytics, Contentsquare og vores egen førsteparts-besøgstælling. Det omfatter viste sider, henvisende side, browser- og enhedsoplysninger, skærmstørrelse, sprog, tidszone, omtrentligt land og en IP-adresse, der registreres på vores server. Intet af det indsamles på det offentlige site, før du accepterer. Siger du nej tak, måler vi slet ikke dit besøg.

Brugsdata i Kundepanelet og administrationen

Når du er logget ind i Kundepanelet eller administrationen, registrerer vi sidevisninger, din kontoidentitet, IP-adresse, browser og omtrentligt land uanset dit cookievalg. Det er ikke analyse til markedsføring — det findes, for at vi kan supportere dig, se hvad en bruger faktisk gjorde, når noget går galt, og opdage misbrug af en konto. Vi baserer det på legitime interesser, oplysningerne opbevares i 30 dage, og de bliver aldrig brugt til at bygge en reklameprofil. Dit cookievalg styrer fortsat alt på det offentlige site.

Vi beder ikke om følsomme personoplysninger — helbred, biometri, politisk eller religiøs overbevisning, fagforeningsforhold, seksuel orientering — og vi ønsker dem ikke i en projektbeskrivelse. Kræver et konkret projekt reelt den type oplysninger, aftaler vi det særskilt og skriftligt med det rette behandlingsgrundlag på plads. Vi indsamler heller ikke bevidst oplysninger om børn; vi sælger til virksomheder.

Hvor oplysningerne kommer fra

Næsten alt kommer direkte fra dig: formularer på sitet, projektopstarten, mail, telefonsamtaler, møder og det, du skriver eller uploader i Kundepanelet.

Noget bliver dannet automatisk, når du bruger sitet — cookies og lignende teknologier på det offentlige site, når du har accepteret dem, og de driftsoplysninger, der er beskrevet ovenfor, når du er logget ind.

Af og til slår vi offentligt tilgængelige virksomhedsoplysninger op, for eksempel i CVR-registret, for at få en faktureringsadresse eller et momsnummer rigtigt. Vi køber ikke kontaktlister, og vi beriger ikke din profil med data fra databroker-virksomheder.

Vores behandlingsgrundlag

Al behandling skal have et grundlag efter GDPR artikel 6. Vores fordeler sig sådan her.

Opfyldelse af aftale — artikel 6, stk. 1, litra b

At levere den software, vi har aftalt, hoste og vedligeholde den, drive din konto i Kundepanelet, styre projekter og abonnementer og fakturere dig. Uden disse oplysninger kan vi ikke levere det, du har bedt om.

Legitime interesser — artikel 6, stk. 1, litra f

At besvare henvendelser og lave tilbud, før der findes en aftale, at holde sitet og vores systemer sikre, driftsoplysningerne i Kundepanelet og administrationen samt at forsvare eller forfølge retskrav. Vi har afvejet det mod dine interesser og vurderet, at det ikke går forud for dine rettigheder — blandt andet fordi oplysningerne er få, erhvervsrelaterede og opbevares kort. Du kan gøre indsigelse mod det hele; se dine rettigheder nedenfor.

Retlig forpligtelse — artikel 6, stk. 1, litra c

At opbevare regnskabsmateriale i fem år efter bogføringsloven, håndtere moms og besvare lovlige anmodninger fra danske eller europæiske myndigheder.

Samtykke — artikel 6, stk. 1, litra a

Statistik- og markedsføringscookies på det offentlige site, de analysetjenester de aktiverer, og eventuel markedsføring på mail. Samtykke er altid frivilligt, bliver altid indhentet, før der sker noget, og kan trækkes tilbage når som helst uden begrundelse. Tilbagekaldelse påvirker ikke den behandling, der allerede har fundet sted.

Hvad vi bruger oplysningerne til

Vi behandler dine personoplysninger til en kort række formål, og vi bruger dem ikke senere til noget andet uden at fortælle dig det først.

At levere og drive din løsning

At bygge det, vi har aftalt, hoste og vedligeholde det, lægge sikkerhedsopdateringer på, rette fejl, overvåge driften, tage backup og give dig et Kundepanel, hvor du kan følge projekter, opgaver, tilbud, fakturaer og dit abonnement.

Tilbud og kommunikation

At gennemgå det, du beskriver, vende tilbage med et fastpristilbud inden for 24 timer og den helt almindelige dialog på mail, chat, kommentar, videobesked eller telefon, som et projekt indebærer.

At forstå, hvordan sitet bruges

At se hvilke sider folk læser, og hvor de falder fra, så vi kan gøre sitet bedre. På det offentlige site kører det kun, efter du har accepteret statistikcookies. Google Analytics kører med IP-anonymisering og Google Consent Mode, og du kan trække samtykket tilbage når som helst under Cookie-indstillinger i footeren.

Sikkerhed og misbrug

At begrænse antallet af forespørgsler, registrere logins, føre de driftsoplysninger der er nævnt ovenfor, og undersøge alt, der ligner uautoriseret adgang. Det beskytter dine oplysninger lige så meget som vores.

Lov og regnskab

At udstede og gemme fakturaer, opfylde bogføringslovens femårskrav, håndtere moms og svare myndigheder, hvor loven kræver det.

Vi har ikke et nyhedsbrev, og vi sender ikke uopfordret markedsføring. Skulle det ændre sig, bliver det med aktivt tilvalg, hver mail får et afmeldingslink, og en afmelding får virkning med det samme.

Automatiske afgørelser og profilering

Vi træffer ikke afgørelser om dig alene ved automatisk behandling, og vi profilerer dig ikke på en måde, der har retsvirkning eller på tilsvarende vis påvirker dig betydeligt. AI-gennemgangen i projektopstarten foreslår noget om omfanget, som et menneske kan tage stilling til; den afgør ikke, om du får et tilbud, eller på hvilke vilkår. Et menneske hos Ceptiv skriver og godkender hvert eneste tilbud.

Hvem vi deler med

Vi sælger aldrig personoplysninger, vi bytter dem ikke, og vi deler dem ikke til andres markedsføring. Oplysninger forlader kun os i tre situationer.

Leverandører, der handler efter vores instruks

Vi bruger et lille antal underdatabehandlere til at drive tjenesten. Hver enkelt er bundet af en databehandleraftale, må kun handle efter vores instruks og må ikke bruge dine oplysninger til egne formål. Den aktuelle liste står nedenfor, og vi holder den opdateret, efterhånden som tjenesten ændrer sig.

Myndigheder og professionelle rådgivere

Vi videregiver oplysninger, hvor dansk eller europæisk lovgivning kræver det, for eksempel til Skattestyrelsen eller efter en retskendelse, og til vores revisor og — hvis der opstår en tvist — vores advokat. Vi deler også oplysninger internt i vores egen koncern, hvor en fælles funktion som bogholderi gør det nødvendigt.

Overførsler uden for EU/EØS

Nogle leverandører er etableret i, eller har moderselskaber i, USA. Hvor oplysninger når et tredjeland, støtter vi os på leverandørens certificering under EU-US Data Privacy Framework, på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller på begge dele, sammen med kryptering under transport og i hvile. Tabellen ovenfor angiver grundlaget for hver leverandør. Du kan bede os om en kopi af de relevante garantier.

For at sige det tydeligt: vi sælger aldrig personoplysninger til tredjeparter, og vi tillader det heller ikke for vores underdatabehandlere.

Cookies og lignende teknologier

Det offentlige site bruger nødvendige cookies for at virke. Statistik- og markedsføringscookies er valgfrie, og intet i de kategorier bliver placeret, før du accepterer det i cookie-banneret. Det samme gælder lagring i din browser, der fungerer som en cookie, for eksempel local storage — vi behandler det ens og spørger først.

Sådan virker samtykket

Banneret spørger, før noget valgfrit bliver placeret. Afvis alle og Accepter alle har samme størrelse og står ved siden af hinanden på første skærm, så det ikke er sværere at sige nej end at sige ja. Du kan også acceptere statistik og markedsføring hver for sig. Valget gemmes i seks måneder, hvorefter vi spørger igen, og vi logger valget på vores server, så vi kan dokumentere, at samtykket blev givet. Du kan ændre eller trække det tilbage når som helst under Cookie-indstillinger i footeren.

Nødvendige cookies — dit sprogvalg, at du forbliver logget ind, og registreringen af dette samtykkevalg — kræver ikke samtykke, fordi de er strengt nødvendige for at levere den tjeneste, du har bedt om. Alt andet kræver samtykke.

Cookies og lagring, vi kan bruge

Hvor længe vi gemmer det

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe formålet kræver det, og sletter eller anonymiserer dem derefter. I praksis:

• Henvendelser og tilbud, der ikke bliver til et projekt: op til 12 måneder fra vores sidste kontakt, så vi kan tage tråden op, hvis du vender tilbage.
• Projekt-, aftale- og Kundepanel-data: så længe samarbejdet løber, og derefter op til fem år efter udgangen af det regnskabsår, hvor det sluttede, fordi bogføringsloven kræver det for alt med regnskabsmæssig betydning.
• Fakturaer og regnskabsmateriale: fem år efter udgangen af det pågældende regnskabsår, som loven kræver. Vi kan ikke slette dem på anmodning i den periode.
• Analyse på det offentlige site: op til 14 måneder i Google Analytics. Vores egen førsteparts-besøgstælling og driftsoplysningerne fra Kundepanelet og administrationen slettes efter 30 dage.
• Samtykkeregistreringer: seks måneder for selve cookien og op til to år for den server-side log, der dokumenterer, at valget blev truffet.
• Skærmoptagelser, videobeskeder og uploadede filer: i projektets levetid, medmindre du beder os fjerne noget bestemt tidligere, hvilket vi så gør.

Hvordan vi beskytter det

Vi bruger tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der passer til risikoen, som GDPR artikel 32 kræver: kryptering under transport over HTTPS og i hvile i databasen, adgangsregler på rækkeniveau, så én kunde ikke kan se en andens data, hashede loginoplysninger, adgang begrænset til dem, der har brug for den, begrænsning af antallet af forespørgsler på offentlige endepunkter, automatisk backup og logning af administrative handlinger.

Intet system er perfekt. Sker der et brud på persondatasikkerheden, vurderer vi det straks, underretter Datatilsynet inden for 72 timer, hvor bruddet sandsynligvis indebærer en risiko for dine rettigheder, og fortæller dig det direkte uden unødig forsinkelse, hvor risikoen er høj. Hvor vi er databehandler for en kunde, underretter vi kunden uden unødig forsinkelse, så de kan opfylde deres egne forpligtelser.

Dine rettigheder

Efter GDPR kan du bede om indsigt i de personoplysninger, vi har om dig, få forkerte oplysninger rettet, få oplysninger slettet, når vi ikke længere har brug for dem, få behandlingen begrænset, mens en uenighed afklares, få de oplysninger, du har givet os, udleveret i et almindeligt maskinlæsbart format, og gøre indsigelse mod behandling, vi baserer på legitime interesser. Hviler behandlingen på samtykke, kan du trække det tilbage når som helst.

Skriv til support@ceptiv.dk for at bruge en af rettighederne. Vi svarer inden for en måned og kan forlænge med op til to måneder ved reelt komplekse anmodninger — i så fald fortæller vi dig hvorfor inden for den første måned. Det er gratis, medmindre en anmodning er åbenbart grundløs eller gentages unødigt. Vi kan have brug for at bekræfte din identitet først, og vi kan ikke slette oplysninger, vi er retligt forpligtet til at gemme, for eksempel udstedte fakturaer.

Er du utilfreds med, hvordan vi har håndteret dine oplysninger, så sig det til os først, så vi kan rette op på det. Du har også ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, på dt@datatilsynet.dk eller via www.datatilsynet.dk.

Ændringer i politikken

Vi opdaterer politikken, når tjenesten ændrer sig — en ny underdatabehandler, en ny funktion, der indsamler noget nyt, eller en ændring i lovgivningen. Datoen øverst afspejler altid den gældende version. Påvirker en ændring væsentligt, hvordan vi bruger dine oplysninger, fortæller vi dig det på mail eller med en tydelig meddelelse på sitet, før den træder i kraft, og hviler ændringen på samtykke, spørger vi igen.